那一天, 我清掉所有待辦清單
21 January 2018在專案管理中, 我有個很深的體悟 ｢把每一個小事情都做好, 大事就會自然成形!｣ 雖然每個人都希望能夠做大事, 但其實不管是什麼樣的專案, 如果沒有把每一件小事兼顧好, 當走到後面的時候反而會發現更多問題｡
對一個專案來說, 能切割的最小片段就是能夠在手邊完成的事情, 他不需要一直派工, 只需要真的負責的人可以持續的做下去, 有許多人都有提到 GTD 的任務管理法, 以及艾森豪威爾法則以四象限來區分工作｡ 我嘗試很多次, 總是以失敗收場, 有一天我下定決心, 一次把我的待辦事項全部刪除了, 然後重新思考到底怎麼了? 為什麼總是會遇到失敗的情境呢?
拖延久了就變成了習慣, 自虐就來了
前陣子, 看到電視賴佩霞說: ｢當你知道該做的事情沒有去做, 其實內在是產生很大的自虐｡｣ 這句話我深深的體驗過, 就跟我上述講的一樣, 已經放在待辦事項的項目, 內心是希望擁有 ｢完成後的愉悅感｣, 但還沒完成前, 其實創造出來是一種時間感, 時間久了就會變成拖延感, 然後進一步習慣拖延的自己, 開始有否定跟自卑的感覺｡
在我清空待辦清單前的每一天, 我看著怎麼每天都有過期的事項, 然後內心浮起: ｢我要解決? 放棄? 還是把日期改一天?｣ 或許你會覺得, 其實趕快解決就好, 但其實內心的意志力已經在思考的時候慢慢被壓垮｡ 這就是我所體驗到的自虐感｡
待辦事項是用來 ｢辦｣ 的, 不是拿來待的
那時候, 我在思考待辦事項到底用意是什麼? 待辦事項英文叫做 “To Do List”, 到底我們應該專注在 To 還是 Do 要著重在我們看到很多需要完成的項目, 還是要去把這些項目做完｡
過去, 我的習慣是把所有要完成的事情放入待辦事項清單之中｡ 也就是著重在 ｢等待 (To)｣ 之上, 這是為了確保自己不會忘記有事情要做｡ 但隨著時日累積, 待辦事項不斷地暴增, 停在 ｢等待處理｣ 的清單越來越長, 然後發現好像延後一兩天也是可以, 就這樣開始進入了 ｢明日復明日｣ 的循環之中｡
後來才發現, 待辦事項重點其實不是等待, 而是把事情辦完的 Do｡ 從情感面來說, 把事情解決能帶來的成就感以及解脫的感覺才是創造快樂的來源｡ 如果只是把事情留在 To 的過程之上, 其實還是沒有辦法累積感情面上的愉悅感｡ 而設定待辦事項, 就開始設定了一個期待值, 希望能透過系統的方式, 感受完成後帶來的快樂與成就之愉悅｡
待辦事項三要素
要素一: 待辦事項是最末節的項目
既然稱為待辦事 ｢項｣ 聽到名字應該就知道, 設定的時候應以項目為出發點, 既然如此什麼叫做項目呢? 以一個專案來說, 先以 5W1H 的方式切割出六個要素: ｢(1) What – 要做什麼；(2) Why – 目的是什麼；(3) Who – 負責人是誰；(4) Where – 在哪邊完成；(5) When – 何時要完成；(6) How – 如何做｡ ｣ 但在設計事項的時候, 項目必須要被分割到僅剩 (1) + (5) 兩個要素｡
為什麼呢?
我們先回顧一下待辦事項產生的過程, 代辦事項屬於執行項目下在任務設定後更細的 ｢待完成｣ 項目, 在代辦項目設定之前 (2)､ (3)､ (4)､ (6) 都應該已經涵蓋在設定代辦事項之前已經完成! 因此, 真實的待辦應該是明確 ｢要做什麼以及時間點完成｣｡
要素二: 能夠在一天上班時間中被完成的
根據上面所說的, 其實待辦事項唯一的目標就是 ｢完成｣, 所以原則之一就是排除無法完成藉口的出現｡ 記得是不要有產生藉口的機會, 因為人總是會低估自己的惰性, 請考量生理､ 心理的狀態, 連掙扎的時間都算進去, 另外一方面, 不要設定一個在一天的工作時間內無法完成的目標, 當任務可以跨天執行的時候, 其實反而會啟動 ｢明天再做｣ 的機制｡
要素三: 連同工作時間與完成時間一起設定
得到 App 中劉潤專欄曾經分享時間顆粒的概念, 意思是每一個人對於時間利用程度不同, 所以對時間單位的定義也不同｡ 以我自己為例, 我處理事情很快的人, 但有個缺點容易分心, 代表如果我持續做一件事情, 很容易一不小心岔了出去, 反而讓自己誤了一點時間｡ 因此, 我設定的時間顆粒為 30 分鐘, 每 30 分鐘是我安排處理事情的節點, 確保我在一定的時間內能夠專心, 而又不會違背我會分心這個個性｡
同時, 我會配合行事曆一起設定工作時間, 將每個顆粒需要做什麼事情都配合寫上去, 以確保我有留時間去完成進度, 不然反而會回到一開始我說明的, 超出預期反而陷入做不完的崩潰情緒, 以及推延後的自責感｡