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Agenda 筆記術:月誌篇

開始寫子彈筆記運用的經驗,是因為過去幾個月,都會不時地花很多時間,找尋 App 看看有沒有超級好用的,漸漸發現,沒有最好用的工具,重點如何建構自己的系統。而邊整理邊分享的方式,正好讓我產生持續進步的空間。

子彈筆記在安排計畫的時候,有三個大要素「日誌」、「月誌」、「未來誌」。之前已經寫過使用 Agenda 來設計日誌〈點此回顧文章〉,接續來跟大家分享我在月誌上面使用的心法與方法。

就像我在日誌所做的事情,月誌的部分我也是經過許多不同的嘗試,然後體驗不同種類的失敗。

依照子彈筆記原作者在書中所說的,月誌的部分主要分成兩個部分:

  • 日曆:已知道明確時間點的日期;
  • 任務:當月要完成的事情,還沒有設定時間。

在 Agenda 或者其他數位工具之中,我們不需要按照「頁」來分,只是需要建立不同的筆記項目。

但根據我自己實際使用的經驗,有些實際操作,會跟原始的設計不同,因為使用過幾個不同的方法,發現接下來要講的方式,比較符合我自己在 Agenda 的使用。

月誌的內容來自於「原創」跟「轉移」

跟日誌不一樣,日誌是每一天最根本的工作清單,月誌等其他頁面,其實有更多的是計畫性性質。日誌裡面會有任務跟筆記的夾雜,月誌則多數是在「任務」設定之上。同時,那些寫在上面的任務,比起日誌來說,多了一點不確定性。

不過好處是,月誌的內容其實除了自己想到以外,多數是從日誌跟未來誌轉移過來的

創建月誌的第一步,就是先從未來誌裡面,把當月的項目拿出來,放進任務頁之中。所以我先從任務頁開始講起。

任務頁:幫助自己看看要做什麼

未來誌是一個相對日誌、月誌簡單許多的頁面,裡面主要是以重要的記載項目為主。月誌的任務頁,一開始就是先把未來誌寫出來的填入。

未來誌的任務轉移至月誌任務頁

任務頁經過整合之後,就可以在把已經有設定日期的內容,轉換到月誌中的日誌頁面裡面,而剩下的任務版面,就成為了一段自己原創發想的過程。有很多可能沒有排程或者自己想要做的事情,可以自己在加入任務項目之中。

這裡有一個小技巧,本來我的任務頁面是沒有分類別的,但最近一個月發現,分類別是一個好方法,因為分類所以能夠更明確,過去我都是想到什麼任務就先加上去,因為簡單所以就先寫上去了,但後來發現其實好像沒有需要做。

在任務頁上面有了分類,幫助在寫下目標的時候,能夠先思考這跟我主要的方向有沒有不同,而完全無法分類的,進一步要去決定「必要性」,這有助於自己的目標管理。

分類的加入,把那些任務真的留在你前往目標的路途之上。

把分類放入入任務頁面之中

日曆頁:幫助自己未來省下更多時間

當有明確的時間,就應該把任務填入日曆頁面。所以那些任務頁面有明確時間需要完成著,自然會成為日曆頁的內容來源之一。

原始作者的日曆頁面,事先把當月的每個日期都寫下來,同時也會標注星期幾。而每一天主要只有一個筆記項目,確保當天最重要的事情。

一開始我也是使用這樣的方式,可以直接使用項目列表的方式,日期就是一個項目序列從 1、2、3、4 一路往下排到當天最後一日。非常有次序的可以一目瞭然,而且也能夠直觀地符合只排一件事情的要領。

以每一天設定為準的月誌日曆頁

這樣做其實很符合我喜歡簡潔版面設計的心情,但每次到了月初要轉移月誌的內容時,這樣的編排方式,其實造成一個很大的困擾。轉移的時候你需要「重新」填入日誌當中,跟我原先預想的筆記數位化概念有點相異。

筆記數位化有一個很大的重點,在於互相調整的速度以及彈性。

如果我們月誌轉移到日誌的當天,還需要「重新填入日誌」,這個步驟在操作面多加了一步,也增加了一次心理負擔,因為等於我們需要再做一次的選擇與安排

既然不喜歡多做一個步驟,又不想把心理負擔都放在同一天,那月誌中的日曆頁面,是必須要改善。而最直接的方式就是,我把每一日曆項目都直接放進日誌版型

日誌筆記在月誌的專案之中

這些日誌筆記還是被我站存在月誌的專案之中,特別拉出來說明一下「專案」、「筆記」的分類,這是 Agenda 設計的詞彙,大致上我是這樣設定的:

  • 專案:左邊的每個小區塊,每個專案可以有很多的筆記。
  • 筆記:主要視窗中的一則則的筆記,每個筆記會自己的標題。

所以日誌、月誌、未來誌在我的 Agenda 之中都屬於專案,裡面會放入一則則的筆記。

如果是 Agenda Premium 購買者的話,可以直接透過範本建立新的筆記項目(如下圖)。如果你尚未購買 Premium,那就可以 Copy & Patse 建立新的日誌筆記在月誌的專案之中。

透過範本可直接建立同版型的日誌頁面

相較於紙本,數位筆記的好處在此展現。搬移上更為靈活,以 Agenda 來說,現在月誌中的日誌頁面,直接拉過去即可,不需要重新的謄寫。

減少當我們要轉移月誌到日誌的時候,大量判斷產生的心理壓力,也減少搬移的時候要多花好幾倍的工。還記得在日誌那一篇所提到的,當我們在計畫日誌的時候,連時間元素都已經放進去了,心理壓力自然減少。〈忘記的點這邊回顧文章〉

同時,我們還可以把日誌裡面的標記適度的放到月誌當中,在每次的轉移、整理筆記的時候,都產生判斷機會,有不同的選擇

任務推遲:唯一需要保留的標記

月誌裡面有些項目,會是由未來誌、日誌轉移過來的,在日誌的轉移,都會有相關的註記符號,例如 < 顯示著歸入次月或者未來誌,我會保留這個符號,在未來看到的時候,會知道這一個項目是被轉移過的。同時保留標記還有其他幫助大腦判斷的好處。

標記讓你看到項目的推遲次數

^^>^ 創作四月份讀書計畫」這是我最近在日誌發現的項目,依照前面標記的方式,代表,當月我已經推遲三次到其他天 ^ 且一天中還有推遲一次到其他時段 >。等於任務已經被推延四次,至今依然沒有完成。

這時候我可以在前面再加上一個標記 < 然後放到月誌之中,但更好的辦法應該是去重新檢視這個被推延第四次且會邁入第五次的項目。

問問自己:

  • 我是否還要需要這個項目?
  • 我該怎麼拆解這個項目?
  • 有什麼工具、流程設計可以幫助我完成這個項目?

在建立月誌的階段,可能會很容易看到推遲好多次的項目,其實這時候電腦玩物站長所說的「下一步行動」設計流程,拆解就很重要,可以趁這時候拆解成新的項目,然後重新編排入月誌裡面的不同天筆記之中。

重新評估此項目給你的心理狀態

一個會被推遲很多次的項目,簡單分成兩種類型:

  • 不夠重要:沒有立即性的影響,或者做跟不做也沒有關係;
  • 不想面對:因為不知道怎麼開始做,或者完美主義心態使然。

不論是哪一種類型,當我們在日誌轉移到月誌的時候,都是一個很好的重新評估時間點,相較於未來誌,月誌還是保留了日誌的概念,任務、時段分配都是在放入的時候我們要評估的,自然會有重新面對的機會。

這一點,對我自己來說幫助非常的大,以前的我是習慣寫下來就先不管,等到真的面對的時候再說。後來發現,其實這也是屬於拖延心態的一種,而這一連貫的標記符號,讓我每次心生「等到真的面對再說」時,都會有一個判斷的基準。

最簡單的詮釋跟判斷就是,當符號越多的時候,就是拖延情況嚴重的時候,如果是不夠重要,那就毅然決然地刪掉;如果是不想面對,時間過去這麼久還沒有發生什麼負面影響,那也就可以刪掉。

唯一一種不想刪掉的,那就必須要拖出來,好好地端詳、檢查,看是要分割還是重新設定目標。

月誌就是就是在幫大腦減壓介質

其實漸漸地開始把子彈筆記當作生活,很明顯地發現這是一套「大腦減壓」的技術。包含了理性與感性的兩個層面。

相較於日誌的仔細、未來誌的大綱,月誌就如同一個互相轉換的介質,在這裡面我們會花時間把事情確定,也會花時間設定一點不確定但不是這麼遙遠的事情。

有點像是每個月撥出一點時間,把原本放在心上的很多事情,寫下來幫助自己減輕壓力,也有機會重新檢視。經過選擇跟判斷,也是提醒自己記得看看,看看自己是否往前進了一些,是否還維持在通往目標的道路上。

在日誌裡面我們面對的是每天要做事情,看自己成果的壓力。月誌的計劃感,讓自己有機會抽離,去思考到底想要做什麼,然後持續編排前進。

分享我的疑惑以及思考脈絡

最下面,我把月誌整理的幾個疑惑,列出來,如果你也遇到一樣的困惑,或許在中間也可以解答喔!

Q:是否要先把每一天的日誌都建好?

前幾個月我使用的時候,的確是我都先把每一天建立好,馬上想到什麼就直接填入當天的日誌。但後來我漸漸不這麼做了,因為在 Agenda 建立新的筆記,是一件非常快的事情,不用預先建立好;而且,並不是每一天都會預先被填上內容,我們只需要建立用得到的那一天,其他天,我們可以在週計畫的時候再做。

Q:不敢隨便刪除掉項目。

這一點我其實掙扎了很久,最後突破點在,如果一個項目已經拖延很久了,其實除了一直列在筆記之外,更多的時候是心裡的負擔。相較於刪除的心理負擔跟一直堆積的心理負擔,我自己判斷刪掉的負擔比較輕,所以就刪了。而且很神奇的事情是,真實你需要的項目,即使刪掉,有一天還是會被你寫回來。

Q:有一堆任務放在任務頁裡面。

記得!月誌是一個介質,是把遙遠的未來拉近,讓這些項目準備進行短兵相接的每日工作編排,所以任務頁的內容,是要在一個月內可以被發落下去的,如果不行,更應該做的事讓任務放在未來誌,或者先刪掉,等它們該出現的時候再列出。一個月能夠做的事情其實不多,太多的任務,反而會造成推遲喔

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