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Agenda 筆記術:日誌篇

開始寫子彈筆記運用的經驗,是因為過去幾個月,都會不時地花很多時間,找尋 App 看看有沒有超級好用的,漸漸發現,沒有最好用的工具,重點如何建構自己的系統。而邊整理邊分享的方式,正好讓我產生持續進步的空間。

相比於子彈筆記(Bullet Journal)的設計者 Ryder Carroll,在書中其實非常推崇使用「紙本」筆記的方式,我是使用數位筆記的方式,以 Agenda 為主要的工具。

自己使用了一段時間的子彈筆記,其實失敗的經驗遠超過成功,花了很多時間,漸漸地找到了符合自己生活與心理狀態的使用方式。發現跟以前比較起來,心裡負擔變小且生活更有效率,所以打算要慢慢跟大家分享系統裡面的心法與做法。

之前,我有提到搬離 Notion 改使用了三個 App,但我心中一直有一種「想要所有事情都在一起的」想法,揮之不去,正巧呼應子彈筆記的概念。

漸漸發現,完成這個想法最適合的地方,就是「日誌」。

Agenda 中日誌結構概覽

讓行動輕而易舉

經過自己檢視,我發現不斷地切換 App,其實無形之中消耗了很多精力,因為大腦要一直思考,放在哪裡最好。加上我喜歡有次序,甚或是有點完美主義傾向,思考的過程其實非常耗神。

原子習慣一書中提出,建立好習慣有一個重點就是「讓行動輕而易舉」,正是我這次做日誌改革的原因。

因此,我開始實驗,將「日誌」設定為一天中生活與工作的唯一頁面,不隨便地跳頁,也不會任意地切換到不同 App 去做「筆記」這件事情。

配合上 Agenda 高度整合 Apple 原生的日曆(Calendar)還有提醒事項 (Reminder),更是相得益彰。

實驗過程中,心情上經過了一個很大的重整。第一步,是回去檢視到底一天除了規劃與回顧兩大項目外,有哪些事情會讓我無法專心在一個頁面,分散我的注意力。

我發現有幾個主要項目:

  • 任務安排
  • 筆記/隨想/會議記錄
  • 時間規劃/時間紀錄
  • 重要事項提醒

為整合這些項目,不同的筆記架構衍生而出。同時,我發現裡面有許多小技巧,能夠不斷的累積成就感或釋放大腦空間,讓我得以持續實驗下去。

任務安排

  • 要能夠明確看出任務被完成產生成就感
  • 每天能夠讓任務有總結的感覺產生成就感

筆記/隨想/會議記錄

  • 所有要記下來的事情都先放在日誌這則筆記上「暫存」釋放大腦空間
  • 每一天要騰出一段時間做歸檔釋放大腦空間

時間規劃/時間紀錄

  • 把一天中分成三個時段:上午、下午、晚上釋放大腦空間
  • 透過 URL Scheme 整合 timetrack.io 紀錄時間

重要事項提醒

  • 直接在任務條目後面加上提醒事項釋放大腦空間

在推遲跟完成間找到平衡

OKR 書中有提到,大部分我們設定的項目,平均大概能達到 70%,這個概念,釋放了過去那個被「完美」這兩個限制的自己。

以往,我的子彈筆記裡面充滿著不同的推遲任務,中間有一段時間我很不喜歡子彈筆記,因為打開筆記,一種我是個拖延狂的感覺不自覺升起,不僅沒有成就感,還有對自己的不耐煩,讓我更不想要看日誌裡面的筆記。

實驗的過程中,在修正的時候,發現我只寫下了終極的目標,錯把目標當成了任務,在目標跟任務之間,是需要細細的分割。

「任務」這個項目,是最好累積成就感的機會,細緻的每一個工作細節寫下,不斷勾選那些已經完成的項目,那種完成著進步感,取代了綿延不絕的沮喪。

釋放大腦壓力減少判斷阻力

如上所述,一直想要使用 App 紀錄事情、管理任務,是件非常傷神的事情。還有另外一件傷腦的事情,就是沒把腦中想到的事情記錄下來。

因為自己喜歡所有事情都有組織,覺得記東西就是要很好的架構、有系統,讓我不喜歡隨手記,討厭「隨便」記的感覺。但我忽然意識到,很多記錄下來的事情,是不值得被保留,或是沒有保留的必要。

我實驗了幾次,很多記下來的東西,既沒有拿來回顧,也沒有再次運用。

就像很多事情沒有記錄下來,大腦也會忘記一樣,我們根本就沒有辦法一瞬間處理這麼多事情,反過來說,並不是每一件事情都需要被記錄跟處理。

因此,日誌可以成為一個很好的暫存區,把所有東西都先塞進去,然後透過「檢視」去蕪存菁,一方面立即當大腦減壓,同時又能夠在能量充足的時候做選擇。

放入時間元素找到極限

「時間」是我最晚放進去的元素,原本預設自己彈性很大,信手捻來就可以處理不同的任務。經歷過幾次的掙扎與失敗,才發現,彈性跟時間根本就是兩個獨立事件

有被放進時間段的任務,執行的可能性會大幅提高。

這幾天的實驗,因為增加了時間這個,任務被完成的機率大幅提昇,除了知道哪個時間要做什麼之外,因為明確的時間段,讓我能更準確的進行能力評估。我會盡量留下足夠的時間,確保上午的事情要完成,其他的就放到下午。

如果不是一個時間段能夠完成的,那就要回頭去把任務在更加的細分,以防止自己又要面對任務不斷推遲的情況。等於跟任務設計上,產生了一個相輔相成的「正向循環」。

Agenda 日誌的範本

功能與符號整理

在結構設計之外,子彈筆記還有一個重點是「符號」的使用,我個人認為,在這一點上數位與紙本的差距就拉開了。App 的特性,可以結合 App 功能跟符號,比單只有符號的情況能產生更多種的運用

Agenda 的創作者不斷強調這是一個筆記(note-taking)工具,不是任務管理工具(task management),不過在融合子彈筆記的概念後,許多提供的功能與符號的相得益彰。

以下是我在設計「日誌」上面,使用的功能與符號,交叉運用的技巧。

筆記狀態改變

  • On the Agenda ⇧+⌘+U:這是 Agenda 所設計一個重要欄目,我會把當日的日誌標示為 On the Agenda,除了分擔了子彈筆記的功能外,還有專案管理的概念,請鎖定之後的文章。

  • 標示為已完成 ⌘+↩︎:代表筆記已經被回顧完成,必須要完成歸檔以及確認所有的任務都已經妥善安排(完成、推移、取消)。標示為已完成的內容,就會被我收合 ‌⌥+⌘+↑ 起來,看到筆記的收合,一種成就感在心中激起,回饋到心裡肯定的感覺。

日誌筆記任務編排符號

任務推移

  • 當天不同時段(> 任務安排推延到當日不同的時段一次;>> 任務推延到當日不同時段二次):一天中最多只會推延兩次,因為設定上只有三個時間段(上午、下午、晚上)。
  • 當月不同天 ^:日誌專案中的筆記倒序排列(日期較新的在上面),很直觀的向上箭頭代表之後的日期,而依照移動的次數可以不斷的累加符號,不過我基本會限制至多 ^^,因為連續延宕三次,代表任務需要被重新檢視。
  • 歸入次月或未來誌 <:任務還有存在的意義,但是已經不急的項目,我就會伺機安排到月誌或者未來誌之中。但也要提醒自己,需要了解任務重新編排的原因,如果真的不需要就應該刪掉。
  • 推移至不同天的任務,都要在符號之後的任務陳述加上「刪除線」⇧+⌘+X:給自己一個歸檔的紀錄,了解到任務已經被重新安排到其他時間點。
  • 刪除任務:保持選項匡,但是包含推遲符號都一起標示「刪除線」⇧+⌘+X,代表任務已經不再需要。

筆記歸檔

  • 標示 < 且設定連結 ⇧+⌘+K:Agenda 的一項重要功能就是提供筆記互聯的方式。相較於紙本,數位化歸檔是更加方便的,只要在其他專案中,創建或更新筆記,然後留下項目連過去就好了,代表今天有討論、想到,有價值故放入專案架構之中。
  • 無專案可歸檔的筆記,於前增加主題標籤(Hashtag)#:沒有專案但有價值的資訊,增加一個主題標籤,讓往後可以快速的找到相關的資料。也需要定期檢視主題標籤是否已經成長到該被系統化為專案的情況。
  • 直接刪掉不再需要的筆記:確認不會再使用,直接刪除,保持子彈筆記以「實用性」為著重點的原則。

日誌筆記符號樣式

小結:子彈筆記幫助的是工作也是生活

子彈筆記除了幫助自己完成工作項目外,很多時候是為了舒緩大腦負載及心理的壓力。剛開始使用子彈筆記的時候,一直都只有把工作項目放上去,結果當沒有工作的假日,系統就會面臨崩潰,等到下一個工作日,還有花時間復甦。

後來總算知道,一套系統如果只能管理工作的事情,既不實際也無法實用,既然想要做到最省裡的方式,把所有事情都集中在一起管理,區分工作與生活兩段,是跟自己特性、惰性相違背的。

實行幾週下來,發現日誌愈寫愈有趣味,看著系統漸漸地成形,並且經過使用不斷的有更新,令人躍躍欲試並期待,持續與子彈筆記激盪出不同的火花。

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