Agenda 筆記術(#1)日誌篇

5 April 2021

開始寫子彈筆記運用的經驗, 是因為過去幾個月, 都會不時地花很多時間, 找尋 App 看看有沒有超級好用的, 漸漸發現, 沒有最好用的工具, 重點如何建構自己的系統｡而邊整理邊分享的方式, 正好讓我產生持續進步的空間｡

相比於子彈筆記(Bullet Journal)的設計者 Ryder Carroll, 在書中其實非常推崇使用｢紙本｣筆記的方式, 我是使用數位筆記的方式, 以 Agenda 為主要的工具｡

自己使用了一段時間的子彈筆記, 其實失敗的經驗遠超過成功, 花了很多時間, 漸漸地找到了符合自己生活與心理狀態的使用方式｡發現跟以前比較起來, 心裡負擔變小且生活更有效率, 所以打算要慢慢跟大家分享系統裡面的心法與做法｡

之前, 我有提到搬離 Notion 改使用了三個 App, 但我心中一直有一種｢想要所有事情都在一起的｣想法, 揮之不去, 正巧呼應子彈筆記的概念｡

漸漸發現, 完成這個想法最適合的地方, 就是｢日誌｣｡

Agenda 中日誌結構概覽

讓行動輕而易舉

經過自己檢視, 我發現不斷地切換 App, 其實無形之中消耗了很多精力, 因為大腦要一直思考, 放在哪裡最好｡加上我喜歡有次序, 甚或是有點完美主義傾向, 思考的過程其實非常耗神｡

原子習慣一書中提出, 建立好習慣有一個重點就是｢讓行動輕而易舉｣, 正是我這次做日誌改革的原因｡

因此, 我開始實驗, 將｢日誌｣設定為一天中生活與工作的唯一頁面, 不隨便地跳頁, 也不會任意地切換到不同 App 去做｢筆記｣這件事情｡

配合上 Agenda 高度整合 Apple 原生的日曆(Calendar)還有提醒事項(Reminder), 更是相得益彰｡

實驗過程中, 心情上經過了一個很大的重整｡第一步, 是回去檢視到底一天除了規劃與回顧兩大項目外, 有哪些事情會讓我無法專心在一個頁面, 分散我的注意力｡

我發現有幾個主要項目：

任務安排
筆記/隨想/會議記錄
時間規劃/時間紀錄
重要事項提醒

為整合這些項目, 不同的筆記架構衍生而出｡同時, 我發現裡面有許多小技巧, 能夠不斷的累積成就感或釋放大腦空間, 讓我得以持續實驗下去｡

任務安排

要能夠明確看出任務被完成 ➜ 產生成就感
每天能夠讓任務有總結的感覺 ➜ 產生成就感

筆記/隨想/會議記錄

所有要記下來的事情都先放在日誌這則筆記上｢暫存｣ ➜ 釋放大腦空間
每一天要騰出一段時間做歸檔 ➜ 釋放大腦空間

時間規劃/時間紀錄

把一天中分成三個時段: 上午､下午､晚上 ➜ 釋放大腦空間
透過 URL Scheme 整合 timetrack.io 紀錄時間

重要事項提醒

直接在任務條目後面加上提醒事項 ➜ 釋放大腦空間

在推遲跟完成間找到平衡

OKR 書中有提到, 大部分我們設定的項目, 平均大概能達到 70%, 這個概念, 釋放了過去那個被｢完美｣這兩個限制的自己｡

以往, 我的子彈筆記裡面充滿著不同的推遲任務, 中間有一段時間我很不喜歡子彈筆記, 因為打開筆記, 一種我是個拖延狂的感覺不自覺升起, 不僅沒有成就感, 還有對自己的不耐煩, 讓我更不想要看日誌裡面的筆記｡

實驗的過程中, 在修正的時候, 發現我只寫下了終極的目標, 錯把目標當成了任務, 在目標跟任務之間, 是需要細細的分割｡

** ｢任務｣這個項目, 是最好累積成就感的機會, 細緻的每一個工作細節寫下, 不斷勾選那些已經完成的項目, 那種完成著進步感, 取代了綿延不絕的沮喪｡ **

釋放大腦壓力減少判斷阻力

如上所述, 一直想要使用 App 紀錄事情､管理任務, 是件非常傷神的事情｡還有另外一件傷腦的事情, 就是沒把腦中想到的事情記錄下來｡

因為自己喜歡所有事情都有組織, 覺得記東西就是要很好的架構､有系統, 讓我不喜歡隨手記, 討厭｢隨便｣記的感覺｡但我忽然意識到, 很多記錄下來的事情, 是不值得被保留, 或是沒有保留的必要｡

我實驗了幾次, 很多記下來的東西, 既沒有拿來回顧, 也沒有再次運用｡

就像很多事情沒有記錄下來, 大腦也會忘記一樣, 我們根本就沒有辦法一瞬間處理這麼多事情, 反過來說, 並不是每一件事情都需要被記錄跟處理｡

因此, 日誌可以成為一個很好的暫存區, 把所有東西都先塞進去, 然後透過｢檢視｣去蕪存菁, 一方面立即當大腦減壓, 同時又能夠在能量充足的時候做選擇｡

放入時間元素找到極限

｢時間｣是我最晚放進去的元素, 原本預設自己彈性很大, 信手捻來就可以處理不同的任務｡經歷過幾次的掙扎與失敗, 才發現, 彈性跟時間根本就是兩個獨立事件｡

有被放進時間段的任務, 執行的可能性會大幅提高｡

這幾天的實驗, 因為增加了時間這個, 任務被完成的機率大幅提昇, 除了知道哪個時間要做什麼之外, 因為明確的時間段, 讓我能更準確的進行能力評估｡我會盡量留下足夠的時間, 確保上午的事情要完成, 其他的就放到下午｡

如果不是一個時間段能夠完成的, 那就要回頭去把任務在更加的細分, 以防止自己又要面對任務不斷推遲的情況｡等於跟任務設計上, 產生了一個相輔相成的｢正向循環｣｡

Agenda 日誌的範本

功能與符號整理

在結構設計之外, 子彈筆記還有一個重點是｢符號｣的使用, 我個人認為, 在這一點上數位與紙本的差距就拉開了｡ App 的特性, 可以結合 App 功能跟符號, 比單只有符號的情況能產生更多種的運用｡

Agenda 的創作者不斷強調這是一個筆記(note-taking)工具, 不是任務管理工具(task management), 不過在融合子彈筆記的概念後, 許多提供的功能與符號的相得益彰｡

以下是我在設計｢日誌｣上面, 使用的功能與符號, 交叉運用的技巧｡

筆記狀態改變

On the Agenda ⇧＋⌘＋U: 這是 Agenda 所設計一個重要欄目, 我會把當日的日誌標示為 On the Agenda, 除了分擔了子彈筆記的功能外, 還有專案管理的概念, 請鎖定之後的文章｡
標示為已完成 ⌘＋↩︎: 代表筆記已經被回顧完成, 必須要完成歸檔以及確認所有的任務都已經妥善安排（完成､推移､取消）｡標示為已完成的內容, 就會被我收合 ‌⌥＋⌘＋↑ 起來, 看到筆記的收合, 一種成就感在心中激起, 回饋到心裡肯定的感覺｡

日誌筆記任務編排符號

任務推移

當天不同時段(> 任務安排推延到當日不同的時段一次；>> 任務推延到當日不同時段二次): 一天中最多只會推延兩次, 因為設定上只有三個時間段（上午､下午､晚上）｡
當月不同天 ^: 日誌專案中的筆記倒序排列（日期較新的在上面）, 很直觀的向上箭頭代表之後的日期, 而依照移動的次數可以不斷的累加符號, 不過我基本會限制至多 ^^, 因為連續延宕三次, 代表任務需要被重新檢視｡
歸入次月或未來誌 <: 任務還有存在的意義, 但是已經不急的項目, 我就會伺機安排到月誌或者未來誌之中｡但也要提醒自己, 需要了解任務重新編排的原因, 如果真的不需要就應該刪掉｡
推移至不同天的任務, 都要在符號之後的任務陳述加上｢刪除線｣ ⇧＋⌘＋X: 給自己一個歸檔的紀錄, 了解到任務已經被重新安排到其他時間點｡
刪除任務: 保持選項匡, 但是包含推遲符號都一起標示｢刪除線｣ ⇧＋⌘＋X, 代表任務已經不再需要｡

筆記歸檔

標示 < 且設定連結 ⇧＋⌘＋K: Agenda 的一項重要功能就是提供筆記互聯的方式｡相較於紙本, 數位化歸檔是更加方便的, 只要在其他專案中, 創建或更新筆記, 然後留下項目連過去就好了, 代表今天有討論､想到, 有價值故放入專案架構之中｡
無專案可歸檔的筆記, 於前增加主題標籤(Hashtag) #: 沒有專案但有價值的資訊, 增加一個主題標籤, 讓往後可以快速的找到相關的資料｡也需要定期檢視主題標籤是否已經成長到該被系統化為專案的情況｡
直接刪掉不再需要的筆記：確認不會再使用, 直接刪除, 保持子彈筆記以｢實用性｣為著重點的原則｡

日誌筆記符號樣式